Relaciones y rollups

Pro Una columna de Relación enlaza cada fila con filas de otra base de datos, como las tareas con su proyecto o las facturas con su cliente. Una columna de Rollup resume después esas filas enlazadas: cuántas hay, o la suma, el promedio, el mínimo o el máximo de uno de sus números.

Los dos tipos de columna requieren el plan Pro o Premium, el tuyo y el del espacio (tu plan efectivo). Las relaciones y los rollups que ya existen siguen funcionando si el plan baja, pero no puedes crear otros nuevos.

#Crear una relación

Necesitas dos bases de datos en el mismo espacio: la que recibe la columna y la que se enlaza.

1. En la vista Tabla, añade una columna (Añadir columna) o elige una que ya tengas.
2. Cambia su tipo a Relación.
3. Bajo la cabecera, abre Elegir base de datos… y elige la otra base de datos. La lista muestra todas las demás bases de datos del espacio por su nombre, así que ponles nombres claros.

Una relación solo puede apuntar a una base de datos del mismo espacio, y no a la suya propia.

#Enlazar filas

1. Haz clic en una celda de la columna de Relación. Se abre una lista con todas las filas de la otra base de datos, cada una con su título (la primera columna de Texto de esa base de datos).
2. Marca las filas que quieras enlazar. Puedes enlazar tantas como quieras.
3. Desmarca una fila para quitar el enlace. Los cambios se guardan al momento.

La celda muestra las filas enlazadas como etiquetas. Si la otra base de datos aún no tiene filas, la lista dice «No hay filas en la base de datos relacionada.».

Las relaciones van en un solo sentido: enlazar una tarea con un proyecto desde la base de datos de Tareas no añade nada en la de Proyectos. Si quieres ver el enlace desde los dos lados, añade una columna de Relación en cada base de datos y marca las filas en las dos.

#Configurar un rollup

Una columna de Rollup vive en la misma base de datos que la columna de Relación y lee las filas que esta enlaza.

1. Añade una columna y cambia su tipo a Rollup.
2. En Columna de relación…, elige la columna de Relación que debe seguir.
3. En Columna objetivo…, elige la columna de la otra base de datos con la que calcular. Solo aparecen sus columnas de Número.
4. Elige la agregación:

Los resultados se redondean a dos decimales. Las filas enlazadas con la celda objetivo vacía no cuentan para Sumar, Promedio, Mínimo y Máximo, y si ninguna tiene valor la celda queda vacía.

La lista de agregaciones incluye también Marcadas y % marcadas, que cuentan casillas marcadas en las filas enlazadas. Algunas plantillas las usan para el avance; cuando configuras un rollup tú, la lista de columnas objetivo solo ofrece columnas de Número, así que usa Contar o una columna de Número.

#Ejemplo: horas por proyecto

Imagina que tienes dos bases de datos en tu espacio:

• Tareas, con una columna de Texto «Tarea» y una de Número «Horas».
• Proyectos, con una columna de Texto «Proyecto».

Para ver cuántas tareas y cuántas horas tiene cada proyecto:

1. En Proyectos, añade una columna llamada «Tareas», cambia su tipo a Relación y elige Tareas en Elegir base de datos….
2. En cada proyecto, haz clic en su celda de «Tareas» y marca las tareas que le corresponden.
3. Añade una columna llamada «Horas totales», cambia su tipo a Rollup, elige «Tareas» en Columna de relación…, «Horas» en Columna objetivo… y la agregación Sumar.
4. Añade otra columna de Rollup llamada «Número de tareas» con la misma columna de relación y la agregación Contar.

Cuando alguien añade una tarea o cambia sus horas, los totales se actualizan la próxima vez que se abre o se recarga la página de Proyectos.

#Limitaciones

• Solo dentro del mismo espacio. Una relación no puede apuntar a una base de datos de otro espacio ni a la suya propia.
• Un solo sentido. Cada columna de Relación funciona en una dirección; para ver el enlace desde los dos lados, crea una relación en cada base de datos.
• Recarga para ver los cambios de la otra base de datos. Las filas enlazadas y los resultados de los rollups se leen al abrir la página. Si alguien edita la otra base de datos, recarga la página para ver los valores nuevos.
• Los rollups solo leen columnas de Número (o cuentan filas). No pueden sumar columnas de Fórmula ni combinar texto.
• Las fórmulas no pueden leer columnas de Relación ni de Rollup, y los rollups no se pueden filtrar ni ordenar en las vistas. Las columnas de Relación sí se pueden filtrar con está vacío / no está vacío.
• La lista para enlazar muestra todas las filas, sin buscador. Procura que los títulos de la otra base de datos sean cortos y distintos.
• Si cambias la base de datos a la que apunta una columna de Relación, dejan de verse las filas que estaban enlazadas. Si eliminas una columna de Relación, los rollups que la usaban quedan vacíos.

#Páginas relacionadas

• Tipos de columna
• Fórmulas
• Vistas, filtros y orden
• Bases de datos