Miembros, roles y equipos

Los miembros son las personas que comparten un espacio de trabajo. Cada una tiene un rol base que decide qué puede hacer, y los owners y admins pueden añadir roles propios y equipos para ajustar el acceso sin dar más poder del necesario.

Todo lo de esta página se hace en Ajustes → Workspace → Miembros y permisos (haz clic en tu nombre en la barra superior y luego en Ajustes). Los owners y los admins pueden hacer cambios; el resto de miembros ve quién está en el espacio y qué roles y equipos existen.

En la lista de miembros, junto al nombre de cada persona salen sus insignias, si tiene alguna. Pasa el ratón por encima de una para ver cuál es.

#Invitar a gente

1. Ve a Ajustes → Workspace → Miembros y permisos.
2. Escribe la dirección en Email de la persona.
3. Elige un Rol: Member, Admin o Solo lectura. Debajo del selector verás en una línea qué puede hacer ese rol.
4. Pulsa Invitar.

Verás «Invitación enviada a {email}.» y la persona aparecerá en Invitaciones pendientes como «Esperando a que acepte — {rol}».

Conviene saber que:

• Puedes invitar a quien no tiene cuenta. Le llega un correo con un enlace para registrarse. Tiene que crear la cuenta con esa misma dirección de correo: la invitación le estará esperando dentro.
• Quien ya tiene cuenta recibe un correo y ve la invitación en la app, en el selector de espacios y en Actividad.
• No se puede invitar directamente como owner. Invita como Admin o Member y cámbiale el rol cuando haya entrado.
• Las invitaciones no caducan. Siguen pendientes hasta que la persona acepta o rechaza, o hasta que tú las cancelas.
• Las invitaciones pendientes cuentan para el límite de miembros del plan del espacio. Consulta Límite de miembros.
• Si el correo no se puede enviar, la invitación se crea igualmente y Tylode te lo dice. Avisa tú a esa persona: la encontrará al entrar.

#Cancelar una invitación

En Invitaciones pendientes, pulsa la × junto a la invitación (Cancelar invitación). La plaza que ocupaba queda libre al momento.

#Invitar con un enlace

Para no escribir el correo de cada persona (una clase, un equipo que empieza), crea un enlace de invitación y pégalo en vuestro grupo. Quien lo abre entra en el espacio, aunque todavía no tenga cuenta.

1. Ve a Ajustes → Workspace → Miembros y permisos.
2. En Enlace de invitación, elige en Entran como el rol (Member o Solo lectura) y en Caduca en cuánto dura (1, 7 o 30 días).
3. Pulsa Crear enlace y luego Copiar enlace. En el móvil o la tableta, desde el navegador, al lado sale Compartir…: abre el menú de compartir del dispositivo para mandar el enlace por la app que quieras.

Debajo del enlace verás con qué rol se entra, cuándo caduca y cuántas personas han entrado con él.

Conviene saber que:

• Hay un enlace por espacio. Cambiar enlace crea uno nuevo (con el rol y la caducidad que tengas elegidos) y el anterior deja de funcionar al momento. Quitar lo borra.
• Con un enlace no se entra como admin. Un enlace se puede reenviar sin control; si alguien tiene que ser admin, cámbiale el rol cuando haya entrado.
• Los límites del plan siguen contando. Si el espacio ya está en su límite de miembros, quien abre el enlace ve que el espacio está completo y no entra.
• Solo los owners y los admins ven el enlace y pueden crearlo, cambiarlo o quitarlo.

#Entrar con un enlace

Al abrir un enlace de invitación ves el nombre del espacio, cuánta gente hay y con qué rol vas a entrar.

• Si no tienes cuenta, pulsa Crear cuenta y unirme. Después de crearla y confirmar tu correo vuelves a la misma página.
• Si ya tienes cuenta, pulsa Ya tengo cuenta, entra y vuelves a la misma página.
• Con la sesión iniciada, pulsa Unirme al espacio. Entras y el espacio queda como el actual.

Si tu plan no da para un espacio más, Tylode te ofrece Congelar el mío y unirme o Ver planes, igual que al aceptar una invitación. Si acabas de crear la cuenta, no se te pregunta: tu espacio, recién creado y vacío, se congela y entras directamente en el del enlace.

Si el enlace ha caducado o lo han cambiado, verás «Este enlace ya no sirve». Pide uno nuevo a quien te lo pasó.

#Aceptar una invitación

Cuando te invitan a un espacio:

1. Haz clic en el nombre del espacio, arriba en la barra lateral (un punto rojo indica que tienes invitaciones), o abre Actividad (la campana de la barra superior).
2. En Invitaciones pendientes, pulsa Aceptar. Si no quieres unirte, pulsa Rechazar.

El espacio se añade a Tus workspaces y puedes entrar en él enseguida. Lo tienes en Espacios de trabajo.

#Si estás en el límite de espacios

Tu plan limita en cuántos espacios puedes estar (Free 1, Pro 3, Premium ilimitados). Si ya estás en el límite y pulsas Aceptar, Tylode te explica que tu plan no da para un espacio más y te ofrece dos opciones:

• Congelar mi espacio y unirme: tu espacio actual se congela (sigue visible en solo lectura y puedes volver a él cuando quieras) y entras en el nuevo.
• Ver planes: sube de plan para poder estar en más espacios sin congelar nada.

Los espacios congelados se explican en Espacios de trabajo.

#Cambiar el rol de un miembro

1. Ve a Ajustes → Workspace → Miembros y permisos.
2. En la lista de miembros, abre el selector junto a la persona y elige Owner, Admin, Member o Solo lectura.

El cambio se aplica al momento y queda anotado en la auditoría. Un espacio siempre tiene que tener al menos un owner, así que no puedes cambiarle el rol al último.

#Quitar a un miembro

1. Ve a Ajustes → Workspace → Miembros y permisos.
2. Pulsa Quitar junto a la persona y después ¿Seguro? para confirmar.

La persona pierde el acceso al espacio de inmediato. Lo que creó se queda en el espacio. No puedes quitar al último owner. Las bajas quedan anotadas en la auditoría.

#Roles base

Cada miembro tiene un único rol base:

La única diferencia entre owner y admin es que solo un owner puede eliminar el espacio. Para ver acción por acción qué puede hacer cada rol, consulta la tabla de Permisos y acceso.

#Roles propios

Los roles propios sirven para dar permisos extra a personas concretas sin hacerlas admin. Por ejemplo, un rol «Finanzas» con Facturación, o un rol «Comunidad» con Gestionar canales de voz para alguien de solo lectura.

Los roles propios se suman al rol base de cada persona: nunca le quitan nada de lo que ya podía hacer. Sin roles propios, el espacio funciona solo con los cuatro roles base.

#Crear un rol propio

1. Ve a Ajustes → Workspace → Miembros y permisos y baja hasta Roles.
2. Escribe un nombre en Nombre del rol (ej. «Diseño») y pulsa Crear rol. El rol nace sin ningún permiso y se abre.
3. Si quieres, elige un Color del rol.
4. Marca los permisos que da el rol. Están agrupados en Contenido, Voz y Administración.
5. En Quién lo lleva, marca los miembros que tendrán el rol.

Cada cambio se guarda al hacerlo. Con el rol plegado verás un resumen como «3 permisos · 2 miembros». Si el rol base de alguien ya incluye todo lo que da el rol, junto a su nombre aparece «(su rol base ya se lo da)»: para esa persona el rol no cambia nada.

Para borrar un rol, pulsa el icono de la papelera junto a él y vuelve a pulsar para confirmar. Quienes lo llevaban conservan su rol base.

Solo los owners y los admins pueden crear, editar y asignar roles propios.

#Los 16 permisos

#Equipos

Un equipo es un grupo de miembros con nombre, como «Diseño» o «Ventas». En lugar de dar acceso persona por persona, se lo das al equipo de golpe. Y si quitas a alguien del equipo, pierde a la vez todo el acceso que tenía a través de él.

#Crear un equipo

1. Ve a Ajustes → Workspace → Miembros y permisos y baja hasta Equipos.
2. Escribe un nombre en Nombre del equipo (p. ej. Diseño) y pulsa Crear.
3. Pulsa Quién está y marca los miembros que forman parte. Con Ocultar cierras la lista.

Para renombrar un equipo, haz clic en su nombre y escribe el nuevo. Para borrarlo, pulsa el icono de la papelera (Borrar equipo) y vuelve a pulsar: se pierden los accesos dados a ese equipo. Solo los admins y los owners pueden crear equipos y cambiar quién está en ellos.

#Compartir con equipos

Los equipos aparecen en todos los sitios donde eliges quién tiene acceso:

• En el botón Acceso de tableros, pizarras y documentos del Estudio. Consulta Permisos y acceso.
• En el menú Compartir de una página. Consulta Compartir una página.

#Traspasar la propiedad

Para dejarle un espacio a otra persona:

1. Ve a Ajustes → Workspace → Miembros y permisos.
2. Cambia el rol de la otra persona a Owner.
3. Cambia tu propio rol a Admin, Member o Solo lectura, o pide al nuevo owner que te quite.

Un espacio puede tener varios owners a la vez, y siempre tiene que quedar al menos uno.

#Límite de miembros

Cuántas personas caben en un espacio depende del plan del espacio (el mejor entre sus owners). Las invitaciones pendientes cuentan.

Si el espacio está lleno, al invitar verás un error que dice que has llegado al límite de miembros del plan. Cancela alguna invitación pendiente o quita a un miembro para hacer sitio, o pide a un owner que suba de plan.

#Cuentas Free en espacios de pago

Un espacio Pro o Premium puede tener como mucho 2 personas con plan Free. La pantalla de miembros muestra cuántas se están usando, por ejemplo «Cuentas Free en este espacio: 1 de 2. A partir de ahí, quien entre necesita su propio plan Pro o Premium.» No se echa a nadie que ya esté dentro. Más en Límites por plan.

#Relacionado

• Espacios de trabajo
• Permisos y acceso
• Compartir una página
• Límites por plan